В соответствии с действующим законодательством в случае ликвидации организации и отсутствия у нее правопреемника в архив передаются в упорядоченном состоянии следующие документы по личному составу (срок хранения – 75 лет) и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, являющиеся основанием для выдачи справок социально-правового характера:

• приказы о приеме, увольнении, перемещении (прекращении действия трудового контракта), премировании, декретных отпусках, об изменении фамилии, о поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой, установлении окладов, о временном замещении должностей, об установлении доплат, надбавок к окладу, о присвоении классных чинов, разрядов, о заграничных командировках, о декретных отпусках, об отпусках по уходу за ребенком;
• личные карточки (Т-2);
• личные дела уволенных работников;
• трудовые договоры (контракты) и соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• лицевые счета по заработной плате работников или в случае их отсутствия расчетно-платежные ведомости;
• акты о несчастных случаях (срок хранения – 45 лет);
• документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными условиями труда (табели и наряды вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, технологические карты и др.);
• подлинные личные документы (невостребованные трудовые книжки хранятся 75 лет).

В организациях могут создаваться и другие документы по личному составу, имеющие срок хранения свыше 10 лет (документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий и присуждению премий; списки работников и др.).

Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложен в

• Законе РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, -Законе Тверской области от 23 декабря 2005 г. № 162-ЗО «Об архивном деле в Тверской области»,
• «Основных правилах работы ведомственных архивов» (М., 2004),
• «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).
  

Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Для решения вопроса по заключению договора на прием-передачу документов на хранение необходимо письменно обратиться в ГКУ ТЦДНИ с указанием следующей информации:

• полное название;
• сведения о ликвидации с приложением копии документа, подтверждающего факт ликвидации;
• ведомственное подчинение;
• местонахождение;
• вид организации;
• форма собственности (государственная, негосударственная);
• дата образования;
• ИНН, КПП, вид деятельности и др. реквизиты;
• наличие организаций-предшественников;
• виды документов, предполагаемые к передаче;
• объем документов и их крайние даты;
• цель передачи документов в архив (в связи с ликвидацией, на временное хранение и др.).
• координаты организации (юридический, почтовый адреса, телефоны организации);
• исполнитель, контактный телефон исполнителя.

К письму должны быть приложены опись дел по личному составу в 3-х экземплярах, предисловие к ней и решение ЭПК Архивного отдела Тверской области о согласовании описей дел.

В соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. упорядочение документов ликвидируемой организации организует ликвидационная комиссия (ликвидатор).
Упорядоченные документы должны соответствовать требованиям «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).

Дополнительную информацию можно получить по телефонам